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膨大な管理コストが一気に削減~より密接なフィードバック文化へ~

弁護士ドットコム株式会社
執行役員 管理部長 松浦啓太様

課題
  • スプレッドシートによる管理は、膨大な工数が発生していた
  • 共有設定を慎重に行わなければならず、セキュリティの不安が大きかった
TeamUpを選んだ理由
  • 価格
  • 使いやすく見やすいUI
効果
  • 評価項目作成、回答依頼、集計、評価を全てTeamUp上で一括でできるようになり、大幅な工数削減に
  • さらに共有設定も、従来のシート毎といった形ではなく、予め一括で行うことができるので、ミスを防ぐことができるように

増え続けていた工数・セキュリティのリスク

−TeamUpを導入した背景を教えてください。

松浦氏:TeamUpを導入したのは2017年3月からでしたが、360度フィードバックの仕組みそれ自体は元々2〜3年前から採用していました。360度フィードバックについては非常にセンシティブな情報を扱うため、管理は1人で行っており、これまではスプレッドシートを用いていました。ただ、この管理が本当に大変でした。個人に対するフィードバック内容を表示するスプレッドシートに加え、それらをまとめた集計用のスプレッドシート、さらにそこから導いた各個人への評価を表示するためのスプレッドシートを用意していたのです。弊社は評価項目自体を一人ひとり変えていたこともあり、項目の作成、評価者への回答依頼、回答されたかのチェックなどを含めると、管理にかかる工数はまさに膨大でした。組織も100人規模にまで成長し、工数は増えるばかり。誰にも分かってもらえない、孤独な戦いでした。(笑)

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スプレッドシートの管理には、工数だけではなく、セキュリティの課題もありました。先述の通り360度フィードバックの情報は非常にセンシティブで、ある人に対する評価を別の人が見てしまう、などといったことは絶対にあってはなりません。そのため、スプレッドシートの共有設定をとても慎重に行わなければならず、不安を抱えていました。全てのスプレッドシートの共有設定について、1人でダブルチェックを行っていました。
こうした状況から、より楽に、安全に管理できるツールを探し始めたのです。

TeamUpとの出会い

−その中で、なぜTeamUpを選んだのですか?

松浦氏: 他のツールは価格が高かったことに加え、前時代的なUIがあまり好ましくありませんでした。TeamUpは回答の入力、評価の閲覧画面などが見やすく、使い勝手も良かったため採用しました。

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作業の一括化、見やすいUIによる大幅な工数削減を実現

−TeamUpを導入して、抱えていた課題は解決されましたか?

松浦氏:はい。以前は個別に行っていた回答依頼を一括でできるようになり、その集計もTeamUp上で自動で行われるようになるなど、工数が大幅に削減されました。未回答者の存在も画面を見れば一目瞭然となり、管理も楽になりました。不安を抱えながら行っていた共有設定も、予めTeamUp上で設定することができるようになり、セキュリティの課題も解消されました。さらに、個人に対する評価を画面上で楽に見られるようになってから、受けたフィードバックから気づきを得たのか、明確に動きが変わる社員も現れ、360度フィードバックの効果を実感しています。

事業の成長に順応できる組織になるには、個人の成長が不可欠

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−今後のさらなる発展のために、360度フィードバックをどう活かしていきたいですか?

松浦氏: 我々は組織に特別なこだわりを持っておらず、事業の成長に合わせて組織も柔軟に変えていく体制をとっています。その中では個人の成長も不可欠となりますが、他人からのフィードバックが成長につながる面は大きいと思っています。しかしまだまだ、社員全員が効果的なフィードバックをし合えている状態であるとは思っていません。今後も、TeamUpを活用することでさらに社員間の相互フィードバックを活発化し、いつでも個人が気付きを得て、自らの成長につなげられる仕組みを作っていきたいと思います。

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