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1on1ミーティングでは何を話すべき? 効果を最大化するアジェンダと進め方

人材育成の手法として、近年世界的に注目を集めている 1on1ミーティング。しかし、実際に導入してみたものの、「何を話せばいいのか戸惑ってしまう」「気づいたら上司ばかりが話してしまっている」「世間話で終わってしまう」といった問題もよく聞かれます。1on1ミーティングを部下の成長と組織力の強化に確実につなげていくためには、どのように進めたら良いのでしょうか?

この記事では、1on1ミーティングの効果を高めるアジェンダ(議題)について解説していきます。この記事を読めば、社員の成長を加速させる1on1ミーティングの進め方を具体的にイメージできるようになります。また、人事のみなさんは、上司が適切な1on1ミーティングを行えているかをこまめにチェックするようにしましょう。

1on1ミーティングのゴールは?

1on1ミーティングのアジェンダについて説明する前に、あらためて1on1ミーティングのゴールを確認しておきましょう。1on1ミーティングのゴールは、上司と部下が対話を終えた後に、部下が「今日から何を改善すればより良くなるのか」を理解している状態に持っていくことです。そして、適切な1on1ミーティングを続けることで上司と部下の間に信頼関係が生まれ、組織にフィードバック文化が根付き、社員の成長が加速していくのです。

そのために、1on1ミーティングでは4つのアジェンダを意識しましょう。順を追って説明していきます。

効果の高い1on1ミーティングの進め方

アジェンダ1:チェックイン

まずは、部下に今の気分や気になっていることを共有してもらいましょう。しかし、話すのが苦手な部下もいます。特に、十分に信頼関係ができていないときは、部下が警戒している可能性もあります。

もし部下からなにも出てこなければ、上司が自分の話をするのも効果的です。最近うれしかったこと、びっくりしたことなど、仕事以外の話でも構いません。上司から自己開示することで、部下が話しやすい雰囲気をつくりましょう。気をつけるべきなのは、上司が長々と話さないこと。上司が自分の話をするときは、必ず5分以内におさめるようにしましょう。

アジェンダ2:今回のトピックを確認

1on1ミーティングは、あくまで部下が主役の時間です。そのため、「今日は何について話しましょうか?」と部下にトピックを確認します。この時間は上司が話したいことを話す場ではなく、あくまで部下のための時間であることをしっかり伝えましょう。

アジェンダ3:本題

次に本題に入りますが、ここでは、(1) 部下が経験したことの共有 → (2) 部下自身による考察・上司からのフィードバック → (3) 経験の振り返り → (4) アクションプランへの落とし込み、という流れを意識してみましょう。例えば、次のような流れです。

 

  • 部下「先日、A社のプロジェクトで失敗してしまって……」(1. 経験の共有
  • 上司「それは何が原因だったの?」
  • 部下「A社に納品したものが、A社の要求するレベルに達してなかったんです。B社のときは喜んでもらえたので、大丈夫かと思っていたのですが」(2. 部下の考察
  • 上司「満足してもらえるレベルは、クライアントによって大きく違うことがあるから気をつけないといけないね」(2. 上司からのフィードバック
  • 部下「そうですね」
  • 上司「その経験から学んだことはある?」(3. 経験の振り返り
  • 部下「そうですね、毎回初期の段階でクライアントの期待値を明確にしておいて、その期待値以上のものを納品できるようにする必要があると思います」
  • 上司「たしかにそうだね。では、同じようなことを繰り返さないためにはどうしたらいいだろう?」(4. アクションプランへの落とし込み
  • 部下「クライアントの期待しているものを明確にして、納品前に確認できるように、チェックリストをつくります」
  • 上司「いいアイデアだね」

 

本題で触れるべき内容は2つあります。

1つ目は、部下の成長を支援するためのテーマ(会社や仕事に関するテーマ)です。例えば下記のようなものです。

  • 職務・組織上の課題について
  • 能力開発・キャリアの課題について
  • 目標設定は適切か?
  • 戦略や方針の腹落ち・納得度合いの確認

しかし、全てについて話す必要はありません。部下が話したいことや、上司がフォローすべきだなと思うものを重点的に話して大丈夫です。ただし、仕事の進捗確認の時間にならないように注意しましょう。

2つ目は、プライベートや体調の確認です。プライベートな問題で仕事に影響が出たり体調を崩したりすることもあります。仕事以外のことも相談できる間柄であれば、部下も安心して働くことができます。しかし、無理に聞き出そうとしたり、ズカズカとプライバシーに踏み込んでいくのは逆効果になりますので、気をつけましょう。「仕事以外で何か変わったことや、気になっていることはありますか?」と聞いてみると良いでしょう。もちろん、部下のプライベートについてむやみに口外するのはNGです。

アジェンダ4:チェックアウト

最後に、この1on1ミーティング自体の振り返りをしましょう。この時間で学びがあったかどうかを確認することで、1on1ミーティング自体の質を上げていくことにつながります。また、本題で話したアクションプランをうやむやにしないように、最後にあらためて確認しておくと良いでしょう。1on1ミーティングの終了時に、部下が「今日からここを改善してみよう」と思っている状態を目指しましょう。

1on1ミーティングにおけるNG行動は?

1on1ミーティングは、全体の7~8割を部下が話している状態が理想です。上司が意見を述べる場合は、部下に確認したうえで意見を述べ、その意見を採用するか否かは部下に任せるようにしましょう。

また、せっかちな上司にありがちですが、部下が話している最中に「それはこういうことだよね」と早合点して、すぐに話を終わらせようとしないように気をつけましょう。「もう少し詳しく話してくれる?」と、部下が最後までしっかり話しきれるように傾聴姿勢を崩さないようにしましょう。これは、信頼関係を築くために重要なことです。

さらに、1on1ミーティングの内容をログに残しておくと、次回の1on1ミーティングで「前回はこんな話をしていたね」と振り返ることができるので有用です。

適切な1on1ミーティングを続けていくことで、上司と部下の間に信頼関係ができ、組織の成長を加速させることができます。ぜひ参考にしてみてください。

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