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1on1ミーティングを組織に定着させるには、一度に多くを求め過ぎないこと~すみずみまで目の届く組織へ~

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株式会社フレクト
取締役 大橋正興様

課題
  • 近年社員数増加に伴い、組織としての課題が浮き彫りになっていたため、チームビルディングや組織改善の必要性を感じていた
  • 組織内に信頼関係を築くには、コミュニケーションの機会を増やすことが重要と考え、1on1ミーティングの実施に踏み切った
TeamUpを選んだ理由
  • 操作性に優れており、現場のメンバーが使い始めるハードルがとにかく低かった
  • 1on1のログの共有が簡単にでき、自然とシェアされる頻度が上がり、結果的にメリットを感じてもらえる機会が増えた
効果
  • 組織のエンゲージメントのスコアが上がってきている(独自に測定)
  • これまで見えていなかった組織やメンバーのことが可視化された

新しい仕組みをスムーズに導入するには、現場にメリットを感じてもらえるかが鍵

−TeamUpを導入した経緯を教えてください。

大橋氏:実は経営陣は最初、他のサービスに興味を持っていました。サーベイを行って組織のエンゲージメントを測ることのできるサービスです。しかし、1on1ミーティングに興味のあった一部のメンバーが「まずやってみよう」ということで、TeamUpを使って1on1ミーティングを実施し始めたのです。そのログが他のメンバーに共有されると、「これいいね、うちのチームでもやってみよう」というように自然と広がっていきました。TeamUp上でログを書いて共有する流れがわかりやすかったおかげで、クイックウィン(素早い効果)が得られ、スムーズに導入できました。

業務システムというのは、経営陣が必要性を感じて導入を決めますが、現場のメンバーのモチベーションが低く、うまく活用されないというケースも多いですよね。例えば、「面談のログを共有することが大事」と教えられても、他の仕事も忙しく、ログを共有しなくても直近の仕事で何か困るわけでもないから後回しになる。現場のメンバーにシステムを積極的に活用してもらうには、「使うと自分にメリットがある」と実感してもらう必要があります。私たちの場合は、現場で自然とTeamUpが広がっていったので導入はスムーズでした。

これまで見えていなかった組織のすみずみまで見えるようになり、新たな発見も

−TeamUpを導入してみて、どんな効果がありましたか?

大橋氏:TeamUpを導入してから社内でエンゲージメントの調査を3回行ったのですが、「承認」のスコアが上がっていました。「承認」というのは、社員が組織のなかで自分や自分の仕事が認められていると感じているかどうかを示し、「承認」のスコアが高いほどエンゲージメントが高い、つまり社員と会社のつながりが強いとされています。他の要因もあるとは思いますが、この結果には1on1ミーティングでコミュニケーションの頻度が増えたことが少なからず影響していると考えています。

また、これまで組織で何か問題が起こると、マネジャーで方針を決めて現場に周知していました。しかし、果たしてそれが本当に現場に浸透しているかどうかまでは、正直わかりませんでした。1on1ミーティングを実施するようになってからは、すみずみまで行き届いているかが見えるようになりました。これまでは大動脈で血を送り込むことしかできなかったのに、毛細血管を通して身体のすみずみまで血を送り込めるようになったという感覚です。

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メンバーのモチベーションの源泉や困っていること、今何に関心があるのかなど、普段は見えない部分も可視化されるようになったことで、いくつかの気付きも得ることができました。個人的に印象的だったのは、「会社の成長がうれしい」という声を聞いたことです。個人中心の社会になってきている昨今ですが、会社の成長を一緒に喜んでくれる社員がいるということは新しい気付きでした。

1on1ミーティングを実施するハードルを下げて、「歯磨き」レベルに定着させた

−1on1ミーティングを社内に定着させるために、工夫したことはありますか?

大橋氏:「ヤフーの1on1」(本間浩輔著/ダイヤモンド社)にもあったように、1on1ミーティングは準備が大事といわれます。しかし、社員は皆忙しいので多くを求めるのは大変です。そこで、チェック項目をこちらで用意しておいたり、TeamUpで予め設定できる面談ログのテンプレートを活用したりして、実施のハードルを下げるようにしています。

1on1ミーティングでは傾聴することが大事だとか、解決策を言いすぎてはいけないといった一般的なルールがありますが、それらを全て一気にやろうとしても難しい。一番大事なのは継続することです。だから、上司側には「接触回数を増やしましょう」とだけ伝えるようにしています。「社員のモチベーションは上司との接触回数と比例する」と読んだことがあったので、まずはコミュニケーションの頻度を上げることに集中したのです。メンバーに求めることは、事前にアジェンダを書いて上司に提出することだけ。アジェンダがあるだけで短時間で深い話に踏み込むことができるので、これだけでも効果があります。

実施のハードルを下げたことが功を奏して、1on1ミーティングは組織に定着しました。もはや歯磨きのように「することが当たり前」のレベルになっています。

真面目で誠実で真摯な人たちが、存在意義を感じながら働ける組織にしたい

−1on1ミーティングの今後の課題はありますか? また、今後フレクトをどういう組織にしていきたいと考えていますか? 

大橋氏:1on1ミーティングが定着し、コミュニケーションの頻度は上がったので、次はコミュニケーションの質を上げていくことも必要だと感じています。また、1on1ミーティングを通して上司との接触回数が増えることで、会社へのエンゲージメントやチームのパフォーマンスにどのように影響があるのかを数値として測ってみたいですね。

フレクト様1

会社全体としては、組織内のコミュニケーションを促進することでお互いの辛さや嬉しさを共有でき、真面目で誠実で真摯な人が存在意義を感じながら働けるような組織にしていきたいです。事業領域を絞って、そのなかで丁寧に仕事をして、今の会社の成長があります。社内には真面目でみんなの前で発言することが苦手な人も多いので、普通なら光が当たりにくい、そういう人たちも存分に活躍できる組織を目指しています。

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