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1on1ミーティングで離れた拠点の社員との信頼関係を築く

松井証券株式会社
顧客サポート部長 今井 崇人様
業界:金融/利用人数:20名(2019年3月31日現在)/TeamUpを導入した部署:顧客サポート部

課題
  • 離れた拠点にいる社員との信頼関係を深めること
  • 面談の際、アイスブレークに時間がかかっていた
  • 面談記録の管理が非効率(紙ベース)だった
TeamUpを選んだ理由
  • 無料トライアルで便利さを実感したため
  • 1on1ミーティングの機能に特化しているため
効果
  • 事前チェック機能によってスムーズに本題に入ることができるようになり、1on1ミーティングの時間を90分間⇒60分間に短縮できた
  • 離れた拠点の社員が自分から率直な相談をしてくれるようになった
  • 社員が各チームで自発的に1on1ミーティングを設計するなど、組織の一体感を高めるために動いてくれるようになった

札幌の社員との面談は3ヶ月に1回だった

━━今井様の部署では現在、月に1回の頻度で1on1ミーティングを実施されているとのことですが、1on1ミーティングを導入されるまでの経緯を教えていただけますか?

私が担当している顧客サポート部は東京と札幌に拠点があります。札幌にはコールセンターがあるのですが、組織構造上、センター長を含めた社員の評価は、2018年の春から私が直接担当することになりました。普段私は東京で働いていて、札幌の社員との面談は2018年春までは3ヶ月に一回程度でした。3ヶ月おきだと、どうしても記憶に新しい面談直前の出来事が話題に挙がりやすく、私からは見えない空白の部分があると感じていました。また、札幌に常駐していない私が評価することに対して、社員の納得感を高める必要もあると考えていたので、毎月札幌へ行って1on1ミーティングを実施するようになりました。1on1ミーティングは評価面談という目的ではなく、社員の努力の方向性と私が社員に期待していることをすり合わせる場として活用しています。

 

━━今井様の負担が増えるとしても、社員一人一人と向き合おうと決めた背景にはどのような想いがあるのでしょうか?

彼らの困りごとや上司に対する期待・不満をきちんと日常的に受けとめておくことが大切だと思ったからです。後になってまとめて出てくると、サポートできず手遅れになるかもしれないので。

 

記録の管理が困難になり、ツールを探しはじめた

━━1on1ミーティングを運用する中でシステムを導入しようと思った経緯を教えていただけますか?

じつは一度、ものすごく困ったことがあったんです。もともと、社員との1on1で話した内容はノートにメモして、後からそれをExcelに打ち込んで記録を残していました。しかし数ヶ月前、私がノートを忘れた上にExcelへの入力も済ませていないまま札幌へ向かってしまいまして……。

 

━━なるほど。前回の記録が手元にない状態で1on1ミーティングを実施しなくてはいけない状況になったのですね。

なんとか思い出しながら乗り切りましたが、この管理方法で継続するのは無理があると気づきました。一元管理できていつでもどこでも見られればと考え、ツールを探しはじめたんです。

 

━━なかなかリアルなエピソードをありがとうございます。いくつかあるサービスの中でTeamUpを選んだ理由を教えていただけますか?

率直にお話ししますと、探し始めて最初に見つけたのがTeamUpで、良さそうと感じたのですぐに無料トライアルを申し込んだんです。実際に使ってみたら、すごく便利だとあらためて感じました。あと、1on1ミーティングに特化している点もポイントでした。私は人事部ではなくひとつの業務部署のマネジャーという立場なので、1on1ミーティング以外の機能は必要としていませんでした。そういう意味でもピタッときましたね。

 

━━実際にTeamUpを使っていただいて感じたメリットはなにかありますか?

東京・札幌間の移動中に準備や振り返りができるのが便利ですね。時間と場所を選ばなくなりましたし、終わってからもう一回ログを見るという行為が習慣になってきました。

 

事前チェックで密度を上げて、時間短縮に成功

━━TeamUpには事前チェックという機能があります。事前に1on1ミーティングを受ける側からアジェンダが上がってくることで変わった点はありますか?

私にとっても彼らにとっても、良い準備になっていると思います。事前にアジェンダを書いてもらって頭出しを済ませているので、いざ1on1ミーティングが始まったときにスッと本題に入れるんです。TeamUpを導入する前は1回の1on1ミーティングにつき、平均90分程度かかっていました。なぜかというと、アイスブレークやウォーミングアップにそこそこの時間を要していたからなんですよね。事前にアジェンダを書いてもらえると、1~2分の雑談で場が和んだら、「1番目のこれについてだけど……」とすぐに話ができる。目に見えて、スピードアップにつながっています。

━━現在は平均何分間の1on1ミーティングを実施されているのですか?

TeamUp導入直後の2019年5月が75分、6月は60分に短縮できました。目指している水準に近づいてきましたね。やり方次第では50分くらいまで短縮できると思います。

 

━━お互いに慣れてくると、スムーズに進められて短縮できると思います。時間が短くなったことで満足度や内容の密度が薄くなってしまった感覚はありませんか?

ないですね。事前チェック機能のおかげで、逆に密度を上げられていると思います。社員たちには「事前チェックを書くことにあまり時間をかけなくていいからね」と伝えています。「事前チェックの内容が評価に影響することもないので、15~30分程度でサッと書ける内容で」と頼んでいます。社員たちが書く事前チェックの内容も毎回洗練されてきているなと思います。

 

━━きちんと心理的安全性が確保されているんですね。まさに「こんなこと書いて大丈夫なのかな」と躊躇するハードルはまず超えなければいけないところですからね。

札幌の社員から「自分はいつ東京に戻るんでしょうか」という率直な質問が出ることもあります。また、1on1ミーティングが終わった後に「やっぱりこう思いました」とコメントを入力してくれる若い社員もいました。そういう素直な思いを伝えてくれると、お互いにそうだよねと再確認できたり、新しいことに気付かされたりします。あと、Thanksボタンも嬉しいですよね。一人だけ、押してくれた社員がいました(笑)

 

━━考えていることを気軽に伝えてくれると、上司としても助かりますよね。1on1ミーティング実施後のログはいつ頃のタイミングで記入されていますか?

遅くとも実施後3日以内には記入しています。ログの書き方については、試行錯誤している段階です。話した内容をなぞりながら書いていますが、細かく書きすぎなくてもいいかな、と思うこともありますね。一字一句漏らさずに書くことよりも、読みやすい長さにした方が彼らのためになるのかな、ということは考えています。彼らの感想もまた聞いてみたいですね。

 

1on1ミーティングでは実務の話よりも本質的な話を

━━1on1ミーティング実施後のログを書く際に意識されていることはありますか?

仕事に対する姿勢など、できていることを「できている」とはっきり書くようにしています。社員たちは「自分がやっていることは本当にこれでいいんだろうか」ということを、私が思う以上に真剣に悩んでいたりするんです。そのときにまずは「いいんだよ」という言葉をかけなければいけないなと思いました。もちろん、違うと思ったら「違うと思うよ」と言うときもありますけどね。

 

━━職位によって視点が変わるのは必然なので、部下の方は「自分の方向性が組織のためになっているのかな」「自分自身のキャリアのためになっているのかな」ということはきっと気にされますよね。基本的には承認しつつ、場合によっては軌道修正が必要になってきますね。

1on1ミーティングの場でも言葉に出して伝えるようになりましたが、コメント欄に書くとより素直に伝えやすくなりますね。「◯◯さんがそう考えてくれているのは嬉しいよ」とか「あなたの仕事に対する姿勢は社員の中でも抜群のレベルだから、安心して仕事に取り組んでください」とか、そういう言葉をかけることが増えました。

 

━━1on1ミーティングの場でコミュニケーションをとるときに気をつけていることはありますか?

1つ目は、自分がしゃべりすぎないことですね。事前チェックで記入してもらったことをなぞって、まずは社員に話してもらうようにしています。2つ目は、実務的な話に偏りすぎないように気をつけています。具体的な業務の進捗状況のような細かい枝葉の部分をサポートするのは私ではなく現場のリーダーの役割なので、私はもう少し本質的な話や長期的な彼らのキャリアの話に焦点を当てています。

 

社長から現場まで、一気通貫した組織へ

━━1on1ミーティングによって社員の成長を感じることはありましたか?

ありましたね。たとえば「来月はこういうことを話そうと思います」と自分から言ってくれたり、社員たちが1on1ミーティングの良さを理解してくれて、各自の担当チームでも1on1ミーティングを実施したいという話が出たりもしました。10人ほどのチームをもっている女性社員は、週に1回、15分単位で1on1ミーティングをするそうです。彼女たちは彼女たちのチームのレベル感でしっかり設計してくれているんですよ。社長が考えていることを実行していくのが会社だと考えていますが、会社ってどうしても役職があって縦に長い組織じゃないですか。中間管理職はその間をつなぐ役割があると思うんです。私とコールセンターの現場のオペレーターをつなぐために、間に立つ社員たちが進んで1on1ミーティングを実施しようと動いてくれたのは嬉しかったです。

━━御社の社員の皆様はお一人お一人が1on1ミーティングの意義を深く考えてくださっている印象を受けました。それは今井様がこれまでに継続されてきたことの表れだと思います。

彼らの頑張りのおかげです。社員一人一人が「頑張りたい」と思って働いている文化はありますね。その気持ちをツールによって後押しできるんだと感じました。事前に準備をして書き出してみないと、見えなかったり聞こえなかったりする部分ってありますからね。TeamUpみたいなツールがあるからこそ、継続できるんだと思います。

 

━━今後、どのようなチームをつくっていきたいですか?

先ほども少し触れましたが、社長が社会に発している考えを組織の誰もが一気通貫して理解しているのが理想の組織だと思うんです。私のような中間管理職が、社員に対してより現場に近い言葉できちんと伝える、それによって社員一人一人が安心して取り組める状態になると考えています。社員との信頼関係を深めていくために、今後も1on1ミーティングの場を活用していきたいですね。

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